Een zakelijke brief of e-mail beëindigen (praktische tips om te volgen)
Na een zorgvuldige planning en ijverig overbrengen van uw bericht in de hoofdtekst van een brief, komt het slotgedeelte en plotseling wordt uw geest leeg. Intuïtief zou het einde van een letter het gemakkelijkste deel moeten zijn. Maar het blijkt dat het een van de moeilijkste onderdelen is om uit te voeren, vooral als u een formele brief schrijft.
Hoewel er een beetje speelruimte is voor het ondertekenen van een informele brief of e-mail, zijn de regels voor het beëindigen van een zakelijke brief vrij rigide. Elke zin die u gebruikt om een zakelijke brief te sluiten, heeft bepaalde connotaties die de reactie van de ontvanger aanzienlijk kunnen beïnvloeden.
Onthoud dat de meeste mensen documenten eerst doorbladeren voordat ze ze lezen. En hoe u uw brief ondertekent, kan bepalen of ze überhaupt doorgaan met het lezen van de inhoud van het lichaam.
Lees verder terwijl we enkele tips van experts onderzoeken voor het beëindigen van een zakelijke brief of e-mail.
Inhoudsopgave
- Belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij het beëindigen van een zakelijke brief
- Gemeenschappelijke afsluitingen van zakelijke brieven
- Ongepaste afsluitingen van zakelijke brieven
Belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij het beëindigen van een zakelijke brief
De meest voor de hand liggende factor die bepaalt hoe een zakelijke brief moet worden ondertekend, is de relatie die bestaat tussen u en de ontvanger.
Als de ontvanger een persoon is die u nauwelijks kent of nog nooit heeft ontmoet, is de geschiktere afsluiting 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' of 'Met respect'. Hetzelfde geldt als u de brief richt aan iemand die hoger scoort dan u in een organisatie.
Aan de andere kant zou je een minder formele afsluiting kunnen gebruiken als de ontvanger iemand is met wie je regelmatig contact hebt. Minder formele afsluitingen zijn ook ideaal wanneer de ontvanger dezelfde positie bekleedt of lager scoort dan jij in de organisatie. Voorbeelden van deze semi-formele eindes zijn onder meer 'Beste', 'Bedankt', 'Hartelijk', enz.
Naast relatieoverwegingen, moet het beëindigen van een zakelijke brief of e-mail ook nauw verband houden met de inhoud en het doel van de brief. Anders klinkt het afsluitende gedeelte misschien vreemd en misplaatst.
Als u bijvoorbeeld een sollicitatie schrijft of een gunst aanvraagt, wilt u de ontvanger laten zien dat u op zijn antwoord anticipeert. Voor dergelijke brieven kunt u een einde overwegen dat wordt voorafgegaan door een zin als: 'Ik kijk er naar uit om binnenkort van u te horen'. Als u dit doet, wordt de kans groter dat de ontvanger uw e-mail beantwoordt, zelfs als de feedback niet is wat u had verwacht.
Evenzo, als u een zakelijke brief schrijft waarin u geen onmiddellijke feedback van de ontvanger verwacht, kunt u deze eenvoudig ondertekenen met 'Met vriendelijke groet', 'Met respect' of 'Bedankt'.
Hoe u een zakenbrief beëindigt, kan ook worden beïnvloed door de inhoud van de laatste alinea vóór het slotgedeelte.
Deze paragraaf is gewoonlijk de kortste, bij voorkeur een of twee regels, en dient vaak een van de volgende doelen;
- Samenvattend kritische punten;
- Het doel van de brief herhalen;
- Een actie aanvragen;
- Een uitnodiging aanbieden;
- Dankbaarheid tonen; of
- Een verbinding bevestigen.
Een andere best practice bij het beëindigen van een zakelijke brief is om uw handtekening toe te voegen. De handtekening staat meestal onder de slotzin en kan worden gevolgd door uw contactgegevens. U kunt ook overwegen uw titel en contactgegevens op te nemen, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres.
29 betekenis
Voor zakelijke e-mails hoeft u in dit gedeelte uw e-mailadres niet op te geven. In plaats daarvan kunt u links insluiten naar de homepage van uw bedrijf of naar socialemediaprofielen.
Gemeenschappelijke afsluitingen van zakelijke brieven
1. Hoogachtend / Hoogachtend
Dit is de meest populaire manier om zakelijke brieven af te tekenen. Zoals het woord suggereert, herhaalt Sincerely het feit dat u oprecht bent, zowel wat betreft de inhoud als de bedoeling van de brief. Het wordt vooral aanbevolen als u niet goed bekend bent met de ontvanger.
2. Met de beste / beste wensen / het allerbeste / het allerbeste
U kunt een zakelijke brief beëindigen met een van deze afmeldingen om aan te geven dat u hoopt dat de ontvanger een gelukkige en succesvolle toekomst ervaart.
Deze afmelding wordt meestal gebruikt in semi-formele situaties, vooral wanneer u schrijft naar een ontvanger met wie u al vaker contact hebt gehad.
3. Met vriendelijke groet
Met vriendelijke groet is de meer formele versie van All the Best. Daarom is het ideaal wanneer u de brief richt tot onbekende contacten of mensen met wie u niet vaak contact heeft. De bedoeling is echter min of meer hetzelfde: u wenst de ontvanger alle goede dingen in het leven.
Als u wilt dat de brief er wat formeler uitziet, kunt u gewoon Regards gebruiken. Of u kunt Warme groeten gebruiken als u de e-mail minder formeel wilt maken.
4. Vriendelijke groeten
Vriendelijke groeten wordt gebruikt wanneer de ontvanger van de brief geen onbekende voor u is.
Het is een van de zachtste afsluitingen van zakelijke brieven die vaak worden toegevoegd om te laten zien dat u de ontvanger hoog in het vaandel heeft staan.
5. Bedankt
Bedankt is een einde dat je gebruikt om dankbaarheid uit te drukken. Het is vooral geschikt voor het schrijven van een zakelijke brief waarin u een baan, uitnodiging of uitdaging accepteert. U kunt dit teken ook gewoon gebruiken om uw waardering te tonen aan de ontvanger omdat hij de tijd heeft genomen om uw brief te lezen.
Als je echter Bedankt gebruikt om een brief af te tekenen, zorg er dan voor dat de ontvanger al begrijpt waarvoor je dankbaar bent. Anders zou u de indruk kunnen wekken dat de brief aan de verkeerde persoon is gericht. U kunt bijvoorbeeld geen Bedankt gebruiken bij het schrijven van een show-cause letter.
Andere varianten van Bedankt zijn: Heel erg bedankt, bedankt! En Bedankt.
6. Nogmaals bedankt
Nogmaals bedankt wordt ook gebruikt om dankbaarheid en waardering te tonen. Deze afsluiting is echter ideaal wanneer de hele inhoud van de brief over dankbaarheid gaat. Door onderaan de e-mail nogmaals 'Bedankt' toe te voegen, wordt de ontvanger eraan herinnerd dat je hem / haar niet genoeg kunt bedanken voor zijn daden of vriendelijke gebaren.
Als u dit einde gebruikt, zorg er dan voor dat het niet letterlijk in de hoofdtekst van de letter voorkomt.
Een brief kan over dankbaarheid gaan, zelfs als het woord Bedankt of Bedankt nergens voorkomt. Maar als het op de afsluiting aankomt, herinner de ontvanger er dan aan dat het in de hele brief ging om het uiten van uw dankbaarheid. En de beste manier om dat te doen, is door u opnieuw af te melden met Bedankt.
7. Bedankt voor uw tijd / bedankt voor uw aandacht
Deze afsluiting spreekt voor zich - u wilt de ontvanger bedanken voor het lezen van de brief.
8. Waarderend
Appreciatively wordt meestal gebruikt in plaats van 'Bedankt' of 'Nogmaals bedankt'. Het is ook een indicatie dat u de ontvanger bedankt dat hij de tijd heeft genomen om uw brief te lezen.
Het is echter geschikt voor gebruik waar u de ontvanger al een keer in de brief hebt bedankt, met Bedankt of Bedankt.
9. Met respect
U gebruikt Respectvol als u wilt dat de ontvanger weet dat u hem of haar inderdaad respecteert. De afsluiting is geschikt in brieven gericht aan uw senioren of de directie.
10. Met vriendelijke groeten
De jouwe is altijd in verband gebracht met informele brieven, maar het is net zo effectief voor zakelijke brieven en e-mails. Wanneer u de uwe echt gebruikt in een zakelijke brief, wilt u benadrukken dat u kunt instaan voor de authenticiteit en oprechtheid van de inhoud.
Het wordt meestal gebruikt bij het schrijven naar een persoon met wie u eerder contact hebt gehad, zoals een collega. Deze semi-formele letteruitgang kan ook worden gebruikt als u de ontvanger duidelijk wilt maken dat u hem als meer beschouwt dan alleen een collega of zakenpartner.
Nu zijn er bepaalde gelegenheden waarbij u ervoor zou kunnen kiezen uw brief niet af te tekenen. Hoe vreemd het ook mag klinken, het hebben van geen sign-off is eigenlijk ideaal in verschillende omstandigheden. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een afmelding weg te laten wanneer u antwoordt op kettingmails, vooral aan ontvangers die u al kent. Maar zorg er zelfs dan voor dat de eerste letter in de e-mailketen naar behoren is ondertekend, zodat deze niet plotseling lijkt te eindigen.
Ongepaste afsluitingen van zakelijke brieven
De meeste letteruitgangen die we hierboven hebben gemarkeerd, zijn perfect voor zakelijke brieven. Sommige zijn semi-formeel en zijn geschikt voor zowel formele als informele brieven. Er zijn echter bepaalde uitgangen die u helemaal niet in een zakelijke brief mag gebruiken.
Voorbeelden zijn onder meer;
• Proost;
• Hopelijk;
• Hartelijk;
• Vrede;
• Hallo;
• Hartelijk;
• Later;
• Genieten;
• Tot ziens;
• Doei voor nu;
• Heel echt van jou;
• Altijd;
• Liefde;
• TTFN (ta ta voor nu of tot ziens);
• TTYL (spreek je later aan);
• Initialen;
• XOXO;
• Tot ziens; of
• Een emoji
Inpakken
Daar gaat onze gids over hoe u een zakelijke brief kunt ondertekenen. Onthoud dat de afsluiting die u aan een zakelijke brief toevoegt, van invloed kan zijn op het al dan niet bevestigen van de brief door de ontvanger. Of, als ze het überhaupt gaan lezen. Beknibbel dus nooit op een fatsoenlijke, professionele en passende letteruitgang.
boeken als krijgers door erin hunter
Deel Het Met Je Vrienden:
